Как вести учёт товаров интернет-магазина в системе Incrates

Итак, вы продаёте товары, запас которых держите на собственном складе. Вы закупаете их у поставщиков, приобретая товар в собственность, и затем перепродаёте это своим клиентам.

При таком подходе особенно важно вести строгий учёт процессов, происходящих с товарами на складе: их приход и уход. В конце концов зачастую склад — это самый дорогой актив, имеющийся у интернет-магазина и его контроль не менее важен, чем контроль денежных потоков.

Платформа InSales позволяет указывать лишь фактический остаток и фактическую себестоимость (закупочную цену) товара. Это просто и понятно, но имеет ряд негативных последствий:

Как помогает Incrates

В Incrates любому перемещению любого товара на склад или со склада ставится в соответствие источник, обоснование, причина этого перемещения. Это может быть: поставка новой партии, списание из-за брака или утери, заказ.

Вы оперируете не текущими данными, а происходящими фактами: добавляете новую партию и описываете её содержимое, заявляете о браке 2 единиц определённого товара и т.д. Факт появления нового заказа или его изменение, фиксируется системой автоматически.

В итоге вы имеете правильно рассчитанную картину настоящего на основе операций, произошедших в прошлом. И всегда можете обратиться к истории, чтобы найти ответ при появлении нестыковок. Вы даже можете исправить прошедшую операцию, если в своё время при её описании действительно была допущена ошибка; например, если в партии было заявлено 50 единиц, а на самом деле их было 60 — Incrates корректно учтёт изменение и добавит 10 единиц в наличие.

Виды складских операций

Все операции описываются вами на вкладке «Учёт»:

Существует 3 вида операций.

Партия / поставка

Операция, после которой указанные позиции добавляются к остаткам: текущим или тем, что были в указанный день. Кроме того соответствующим образом пересчитывается актуальная себестоимость товара. Используйте партии для описания приходов на склад.

Рекомендуемый рецепт использования таков:

  1. При осуществлении закупки у поставщика вы создаёте партию с незаполненным полем «Дата поставки». Такая операция никак не влияет на текущие боевые данные и является просто заметкой о том, что товар закуплен и едет на склад.
  2. Партия формируется поставщиком, отправляется, проходит таможню и доходит до вас.
  3. Вы редактируете партию и устанавливаете дату поставки на сегодняшнее число. Установкой даты вы превращаете партию-закупку в партию-поставку. После сохранения остатки в InSales будут увеличены.

Списание

Операция, после которой указанные позиции вычитаются из остатков. Используйте списания для фиксирования потерь вроде брака, утери, изъятия демонстрационных образцов.

Опись

Также известна как «инвентаризация». Операция, итогом которой является жёсткая установка остатка указанного товара в указанное количество вне зависимости от того каким был остаток до неё. Используйте описи при обнаружении расхождений между реальным положением дел и заявленным, если причину расхождения установить не представляется возможным.

Стоит отметить, что изменения в операциях, касающиеся определённого товара, предшествующих его описи, будут иметь эффект до даты описи и будут аннулированы после неё.

Синхронизация с InSales

У Incrates есть своё мнение на остаток товара, у InSales — своё. Если всё настроено правильно и вы не изменяете остатки явно, через бэк-офис InSales, оба значения будут всегда совпадать: вычеты при заказах происходят в обоих системах по одному алгоритму.

Однако, ничто не мешает вам увеличить запас товара с 50 до 100 единиц напрямую, через бэк-офис InSales. В этом случае, по мнению Incrates товара должно оставаться 50: именно это количество подкреплено фактами, но по мнению InSales товара — 100 единиц. Эта ситуация называется расхождением. Все расхождения отображаются на странице «Учёт → Расхождения».

Здесь вы можете выбрать какая из систем права в случае каждого товара и привести остатки в обеих к единым уровням.

Если вы указываете, что прав Incrates, остатки в InSales просто устанавливаются в такие же. Если вы указываете, что прав InSales, в Incrates автоматически создаётся новая опись, которая отражает положение дел по проблемным товарам.

Ещё один очень важный момент заключается в том, что любые изменения в складских операциях, касающихся определённого товара, при наличии расхождения перед сохранением, автоматически приводят к аннулированию расхождения в пользу мнения Incrates. Несмотря на то, что это звучит агрессивно, это логично. Если вы ведёте строгий учёт, вы не допускаете изменений из ниоткуда и именно поэтому подкрепляете любое движение товара фактами, то есть складскими операциями.

Первичная опись

При подключении Incrates к вашему интернет-магазину, для вас будет создана опись с названием «Корректировка расхождения с InSales». Она описывает текущую ситуацию с остатками и себестоимостями абсолютно всех имеющихся товаров. Ведь автоматического способа установить, когда и что вы поставили на склад нет.

Не удаляйте эту опись просто так! Это приведёт к тому, что все остатки будут установлены в ноль: если с товаром ничего никогда не происходило, закономерно считается, что его — ноль.

Если вы всё же хотите полностью восстановить историю по имеющимся документам, вы можете удалить первичную опись и создать набор поставок, указывая даты в прошлом. В итоге сначала вы спровоцируете сброс остатков в ноль, а воссоздав историю поставок, вернёте данные к номинальным.

Отрицательные остатки

В InSales не может быть указано отрицательных остатков. Однако зачастую это имеет смысл и необходимо.

Например, у вас остаётся 5 единиц товара, а покупатель делает заказ на 50. Вы связываетесь с ним и объясняете ситуацию. Он согласен подождать товара до следующей поставки и оплачивает счёт. Теперь вы имеете нулевой запас на складе и задолженность в 45 единиц. InSales не позволяет легко отразить такую ситуацию.

В Incrates вы увидите текущий запас: -45 единиц. И когда вы добавите новую поставку на 100 единиц, итоговое количество товара свободное для продажи будет установлено в 55 единиц.