Памятка пользователя Incrates

Перед тем, как вы приступите к использованию Incrates для своего магазина, важно понимать несколько вещей. Это предотвратит повреждение данных из-за неосмысленных действий. Если вы захотите прочитать памятку ещё раз в дальнейшем, ссылка на неё всегда есть в подвале любой страницы сайта.

Синхронизация работает в обоих направлениях

Изменение данных через родной интерфейс InSales влияет на данные в Incrates. К таким данным относятся: названия, параметров, цены, количества товаров; заказы и их статусы.

Справедливо и обратное: изменяя данные в Incrates, вы можете повлиять на свои «боевые» данные в InSales.

Incrates может повлиять лишь на остатки

Работая в интерфейсе Incrates, самое фатальное, что вы можете сделать — это исказить/потерять данные о количесте товаров, остающихся на складе в данный момент.

Создание поставок, списаний и описей, их редактирование, удаление, а так же превращение товаров в наборы и изменение состава наборов, соответствующим образом изменяет остатки на складе в данных InSales.

Цены, названия, параметры товаров; заказы и их статусы невозможно испортить из Incrates: их синхронизация производится только в направлении InSales → Incrates, и используются они только для анализа продаж.

На остатки влияют складские операции

При создании, изменении или удалении любой складской операции: поставки, списания или описи, сразу после её сохранения производится обновление данных в InSales. При этом любые имеющиеся расхождения в количествам фигурирующих в ней товаров автоматически разрешаются в пользу версии Incrates.

Допустим, текущее количества товара по версии Incrates — 10 единиц, а в интерфейсе InSales значение было вручную установлено в 20 единиц. Производится опись, в которой указывается, что фактический остаток — 15 единиц. После её сохранения остаток в обоих системах будет установлен в 15 единиц, несмотря на имевшее место расхождение.

В приведённом сценарии, если вместо описи производится списание 3-х единиц, после его сохранения остаток в обоих системах будет установлен в 7 единиц.

Это делается из тех соображений, что если вы ведёте детальный учёт товара, любое его движение должно быть обоснованно, а InSales не поддерживает ведение истории операций.

Подстройка под внешние изменения

Incrates сделан так, что он ничего не меняет в InSales, если вы не производите явных складских операций. То есть, если вы не ведёте детальный учёт всех или некоторых товаров. Это означает, что вы можете подключить Incrates и «забыть» про него: без ваших явных действий в интерфейсе Incrates, InSales продолжит работать в прежнем режиме.

Вы вольны изменять остатки товаров через InSales, в этом случае в Incrates вы увидите имеющиеся расхождения между двумя системами и при желании, через представленную форму сможете привести значения к единым в обоих.

Несмотря на то, что система способна адаптироваться под внешние изменения, рекомендуется любые операции, влияющие на остатки производить с помощью инструментов Incrates. Так вы всегда будете иметь самые актуальные данные о себестоимости товаров и прибыли с продаж.

Вы можете переписывать историю

Никакие данные в Incrates не впечатываются в камень. Вы можете изменить, например, состав поставки сделанной, год назад, если при её описании в своё время действительно имела место ошибка.

Однако помните об «эффекте бабочки»: переписывая прошлое, вы влияете на настоящее. Так, изменив количества и стоимости товаров в партии, которая уже распродана, вы косвенным образом измените данные о прибыли всех заказов с этими товарами, сделанными после поставки партии на склад. Кроме того, если после этой партии не проводилось описи вы измените и текущие запасы на складе.

Полная история складских операций

Incrates устроен так, что ему необходима полная история поставок, продаж, списаний и описей каждого товара. По этой истории определяются остатки и себестоимости в любой момент времени, что необходимо для составления аналитических отчётов.

В том числе, по этой истории определяются текущие остатки и себестоимости. Поэтому не стоит удалять записи о складских операциях просто потому что они были давно. Так, например, если вы удалите «Корректировку расхождения с InSales», создаваемую при первом подключении к Incrates, вы спровоцируете сброс всех остатков до нуля в данных InSales.

Наборы — отдельная история

InSales не поддерживает товары-наборы. Т.е. товар, который является объединением нескольких других в одном лоте. Incrates их поддерживает и способен управлять остатками на складе.

Если вы превратили какой-либо товар в набор, при каждой синхронизации Incrates будет приводить остаток этого товара к максимально возможному, исходя из того сколько можно собрать наборов из компонентов, остающихся на складе. Попытка увеличения количества вручную через интерфейс InSales будет аннулирована при следующей же синхронизации.

Продажа или списание набора приводит к соответствующему уменьшению всех его составляющих компонентов.

Синхронизация не мгновенна

О текущем статусе синхронизации своего магазина вы всегда можете узнать по цветному индикатору справа в верхнем меню.